Какие задачи отдать ассистенту, чтобы освободить 160 часов в месяц?
Инструкция
Андрей Классен
Какие задачи отдать ассистенту, чтобы освободить 160 часов в месяц?
Ты можешь посмотреть видео или прочитать текст — как тебе удобнее, информация дублируется.
А теперь текстом то, что я рассказываю в видео.

  • Работа забирает все время и силы?
  • Не помнишь, когда в последний раз был в отпуске?
  • Все делаешь сам, потому что все равно за других придется переделывать?
  • Нет времени сесть и продумать, как кратно увеличить заработок?

Расскажу и покажу на конкретном примере, как выйти из операционки, построить системную компанию, и наконец начать получать удовольствие от своего дела. Ты делегируешь всю операционку и высвободишь время на себя. Приятный бонус — заработок тоже вырастет.
Ты наверняка слышал уже про делегирование, смотрел вдохновляющие ролики и читал статьи от экспертов. Сегодня мы не будем говорить про пользу и рассуждать. Прямо во время занятия вместе с тобой создадим реально работающий инструмент, который ты сможешь применить сразу.

Заполним таблицу и рассчитаем в часах, сколько конкретно времени ты можешь освободить, какие задачи ты отдашь своему ассистенту и сколько денег это принесет твоему бизнесу.

Я — Андрей Классен. Уже более 20 лет веду бизнес, а также делюсь своим опытом и помогаю другим строить международные сети. Если кратко, то:

  • Основал 15 компаний по всему миру
  • Среди клиентов моих компаний — BMW, Siemens, Airbus, Michelin, Архивы Ватикана
  • Вывел на международный рынок компании с оборотом > 1 млрд рублей
  • В 2021 году полностью вышел из операционки, занимаюсь управлением 5 часов в неделю
Приступим!
Текущая ситуация
Часто, находясь внутри всей движухи, мы не замечаем, как вросли во все процессы. Как мы приучили сотрудников бежать к нам по каждому чиху. Как мы взяли на себя решение всех вопросов — от закупки расходников до выдачи заработной платы.

Поэтому первым этапом надо сесть и расписать, какие задачи ты выполняешь помимо своей единственной — руководить.

Создай таблицу эксель и составь подробный список. Пиши в столбик все, что делаешь каждый день на работе. Просмотри календарь, планировщик задач, ежедневник.

Например, ты эксперт, продающий свои услуги и консультации, но помимо непосредственно ведения курса, консультаций и работы с клиентами ты:
  • Делаешь публикации в соц сетях
  • Ищешь для себя мероприятия чтобы выступить
  • Настраиваешь бот для продаж
  • Подбираешь визажиста/стилиста, чтобы собраться на фотосессию или выступление
  • Отвечаешь на сообщения в директ
И так далее, пока не будешь точно уверен, что ничего не забыл.
Главный ресурс – время
Добавь к списку задач, который мы составили, еще 2 колонки. Мы будем рассчитывать, сколько времени мы тратим на эти задачи в месяц.

Одна колонка «Сколько раз в месяц делаешь задачу». Если что-то делаешь каждый день — пиши 30, если раз в неделю — 4, и так далее по каждой строчке.

Еще одна колонка — «Минут на выполнение 1 раза». Примерно посчитай, сколько в среднем уходит на решение вопроса за раз.

Например, каждый день ты читаешь и отвечаешь на сообщения в директ, то эту задачу делаешь 30 раз, тратя в день по 60 минут.
Влияние на доход
Мы составили список задач, рассчитали сколько времени уходит на их исполнение и как часто мы ими занимаемся. Теперь оценим — влияют ли эти задачи напрямую на наши доходы?

Например, подбор стилиста или визажиста для съемок напрямую деньги не приносит — поэтому ставим «нет». А вот настройка таргетированной рекламы или личная продажа курса приносит — поэтому ставим «да».

И двигаемся дальше.
Регулярные задачи и разовые
Еще один столбец — оцениваем каждую задачу, выполняем ее разово — по мере появления, или регулярно, независимо от обстоятельств.

Например, настраиваете бота для воронки вы разово — когда планируете запуск или новый продукт. А вот сторис для социальных сетей выкладываете ежедневно — поэтому ставим «регулярно».
И последние 2 колонки, которые нам надо заполнить. Может ли задачу выполнять ассистент самостоятельно и требуются ли для этого специальные навыки или дополнительное обучение.

Например, покупать подарки команде на праздники ассистент может сам — ставим «да», и для этого не требуется проходить обучение — ставим «нет».
А вот например настраивать бота ассистент сам не может, поэтому в колонке «требуются навыки» — ставим «да».
Как работать с таблицей
У нас получился очень ценный документ. Эта таблица — база, которая нам откроет глаза на объем непрофильных задач, которые не приносят деньги, но забирают огромное количество времени и сил.

Значения первой колонки умножьте на вторую и просуммируйте. Вы получите действительно впечатляющие цифры — сколько минут в месяц вы тратите на выполнение задач из списка.

Раздели на 60 и получи часы. Часы жизни. А представь, что эти часы ты мог потратить на развитие, на проведение консультаций или продажу своего курса! А это миллионы рублей, которые ты просто не успеваешь заработать.

Но выход есть. Сейчас мы вместе разделим эти задачи на группы и определим, кому и как делегировать.
Передай ассистенту сразу
Первый шаг — самый простой, он разгрузит тебя и ты сразу почувствуешь разницу. Отфильтруй список по трем колонкам — задачи, которые выполняются регулярно, должен делать сам ассистент (ответ «да») и для них не требуются дополнительные навыки (ответ «нет»).

Например, транскрибация аудиосообщений или поиск площадок для выступления, найм стилиста или визажиста для съемок.

Эти задачи не требуют дополнительного обучения и с ними справится ассистент легко. Например, эти 5 задач, которые отдадим ассистенту, освободят 2745 минут в месяц. А это 45 часов! Полноценных 5−6 рабочих дней.

Представляете, вы тратите 45 часов на поиск визажиста и транскрибацию сообщений. А сколько вы могли заработать за эти часы, если бы занимались своим делом? А сколько курсов по повышению квалификации вы могли пройти?
Эти цифры шокируют. Но мы двигаемся дальше.
Проверь наличие навыка
Следующая группа задач — задачи, которые выполняются регулярно, должен делать сам ассистент (ответ «да») но для них требуются дополнительные навыки (ответ «да»).

Например, найм подрядчиков, или ответ на вопросы в директ.

Если ассистенту нужно пройти обучение:
  • он находит его сам
  • ты предоставляешь базу знаний
  • он ищет и предлагает варианты, ты согласовываешь окончательный
Когда ты убедишься, что ассистент получил навыки, прошел обучение, получил справочные материалы — делегируй.
Разовые задачи
Отфильтруй задачи по столбцам — задача выполняется «разово», делать должен сам ассистент (ответ «да»).

Помимо обучения, которое может потребоваться или справочных материалов, может понадобиться подробная постановка задачи от тебя. Предупреди ассистента, что такие задачи потребуется решать и дай все необходимые вводные — например, это может быть задача «поиск помещения для аренды» или «отвезти-привезти документы/одежду и тд».
Задачи для других сотрудников
Мы разобрали почти все задачи, регулярные и разовые, проговорили какие могут потребоваться от тебя вводные или обучение.

Но у нас остались неохваченные задачи — разовые и регулярные, но которые не должен делать сам ассистент (ответ в колонке «нет»).

Все эти задачи должен выполнять другой сотрудник. Где его взять? Проведи обучение своего ассистента и поставь задачу поиска подрядчиков/сотрудников.
Например, обзвон лидов должен делать менеджер по продажам, настраивать таргетированную рекламу — таргетолог, настраивать бота и править сайт на Тильде будет технический специалист.
Первый шаг к масштабированию
Так и собирается команда проекта. Согласись, пока ты не увидел сколько часов в месяц тратишь на непрофильные задачи, казалось что команда — это дорого и ты не потянешь. Но благодаря подсчету легко увидеть, что высвободившееся время ты потратишь на зарабатывание денег, на развитие, на масштабирование. И заработаешь ты гораздо больше, чем будет стоить работа ассистента, тех специалиста и менеджера по продажам.

Ассистент — первый шаг к построению по-настоящему масштабной и системной компании. Впереди еще большой путь — от построения организационно-функциональной схемы, написания регламентов на все функции и создания базы знаний.
На этом этапе может показаться, что у тебя в руках волшебный ключ от твоего свободного времени и масштабирования бизнеса. Но все не так просто. Найм первого ассистента, распределение задач, которые он будет выполнять — лишь первый шаг, который поможет тебе начать менять твое мышление.

По-настоящему глобальные перемены тебя ждут тогда, когда ты проведешь аудит всех своих направлений работы, наведешь порядок в продажах, найме, маркетинге. Вот тогда тебя ждет новый уровень.

Хочешь двигаться дальше — записывайся на мой бесплатный разбор твоего бизнеса. Разберем все сферы бизнеса, определим точки роста и пути решения. Ты увидишь, как много ресурсов заложены в тебе, в твоем проекте, но которые ты не используешь на 100%.

После разбора ты увидишь, какие направления проседают, каких людей тебе нужно нанять в команду, как организовать их работу, чтобы каждый давал свой лучший результат.
Нажми на кнопку ниже, чтобы записаться на бесплатную консультацию.